Sosialisasi Analisis Beban Kerja Pegawai

Dalam rangka penyusunan formasi pegawai di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia mengadakan Sosialisasi Analisis Beban Kerja Pegawai pada tanggal 16 s.d 19 Oktober 2013 di Hotel Aston Primera Pasteur Jl. Dr. Djunjunan No. 96 Pasteur Bandung. Peserta yang hadir sebanyak 65 orang terdiri dari Universitas Padjadjaran, UPI, IPB, ITB, STSI Bandung, Poltek Negeri Bandung, Poltek Manufaktur Bandung. Pada kegiatan ini Universitas Pendidikan Indonesia menugaskan sebanyak 12 orang pengelola kepegawaian sebagai berikut:

  1. Rum Astuti (Kasie Keuangan dan SDM FIP)
  2. Suharto, S.Pd. (kasie Akademik dan Kemahasiswaan FPIPS)
  3. Drs. Jajang Saefulloh (Kasie Keuangan dan SDM FPMIPA)
  4. Drs. Dasep Sukmawan (Kasie Keuangan dan SDM FPTK)
  5. Aep Saeful Muningar, S.Pd. (Kasie Keuangan dan SDM FPEB)
  6. Dra. Hj. Elin Roslina (Kasie Keuangan dan SDM LPPM)
  7. Uus Mulyana, ST. (Fungsional Umum pada FPOK)
  8. Dadang, S.Pd. (Fungsional Umum pada FPBS)
  9. Seriawan, A.Md. ((Fungsional Umum pada Direktorat SDM UPI)
  10. Santi Dewi (Analisis Kepegawaian pada Direktorat SDM UPI)
  11. Hikmat Permana, S.Si. (Fungsional Umum pada DIrektorat AKademik UPI)
  12. Shinta Prafitri A,, S.Kom ((Fungsional Umum pada Direktorat Renbang UPI)

Latar Belakang kegiatan

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian pasal 3 dinyatakan bahwa sebagai unsur aparatur negara, Pegawai Negeri Sipil (PNS) harus memberikan pelayanan kepada masyarakat secara profesional. Profesionalisme PNS ini sangat diharapkan demi terselenggaranya pemerintahan yang efektif dan efisien, terlebih di era globalisasi saat ini, yang sarat akan persaingan di segala bidang.

Namun, yang terjadi saat ini, profesionalisme PNS belum sepenuhnya dapat terwujud. Penyebab utamanya adalah adanya ketidaksesuaian antara kompetensi yang dimiliki PNS dengan kompetensi yang dipersyaratkan untuk menduduki jabatan. Akibatnya banyak PNS yang tidak dapat diberdayakan secara optimal. Dengan mudah dapat ditemukan unit kerja dengan jumlah pegawai yang berlebih tanpa pekerjaan yang jelas, sementara di unit kerja yang lain pegawai dituntut bekerja ekstra karena jumlah pegawai kurang memadai. Ketidaksesuaian kompetensi ini dapat terjadi karena belum proporsionalnya komposisi keahlian atau keterampilan pegawai. Demikian pula, penempatan pegawai belum mengacu pada kebutuhan organisasi yang sebenarnya atau belum didasarkan pada analisis beban kerja yang ada.

Selain karena ketidaksesuaian kompetensi, penyebab lain adalah pembentukan organisasi yang belum didasarkan pada kebutuhan nyata organisasi. Dengan kata lain, organisasi yang dibentuk terlalu besar sementara beban kerjanya kecil sehingga pencapaian tujuan organisasi tidak efektif dan efisien.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan perbaikan dalam pelaksanaan manajemen kepegawaian ke arah yang lebih baik, terarah, mempunyai pola yang jelas, serta berkesinambungan. Salah satu komponen yang sifatnya mendesak untuk ditata saat ini adalah perencanaan pegawai, terutama perencanaan untuk formasi pegawai. Jika sebelumnya perencanaan formasi PNS belum sepenuhnya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, maka dengan adanya reformasi birokrasi, penghitungan formasi PNS harus didasarkan pada analisis jabatan dan analisis beban kerja. Dengan demikian, tujuan penetapan formasi PNS, yakni memperoleh jumlah dan mutu pegawai yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung jawab masing-masing satuan organisasi dapat tercapai.

Analisis beban kerja adalah serangkaian proses penghitungan yang logis dan teratur untuk dapat menentukan susunan dan pangkat PNS yang diperlukan oleh satuan organisasi agar mampu melaksanakan tugasnya secara berdaya guna, berhasil guna, dan berkesinambungan. Analisis beban kerja dilakukan pada setiap jabatan yang ada dalam satuan kerja organisasi. Analisis beban kerja dilakukan terhadap aspek-aspek: beban kerja, standar kemampuan rata-rata pegawai/standar prestasi, dan waktu kerja efektif.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam rangka analisis beban kerja meliputi:

  1. melakukan analisis jabatan;
  2. memperkirakan jumlah persediaan pegawai;
  3. menghitung jumlah kebutuhan pegawai;
  4. menghitung keseimbangan kebutuhan dan persediaan pegawai.

Analisis beban kerja seperti ini harus dilakukan oleh seluruh unit kerja di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Hasil penghitungan analisis beban kerja oleh unit kerja, selanjutnya akan dikompilasi oleh Biro Kepegawaian ke dalam formasi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Agar formasi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang disusun mencermikan kebutuhan organisasi senyatanya, maka analisis beban kerja yang dilakukan harus benar. Namun dalam pelaksanaanya, banyak unit kerja di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, baik PTN, UPT, maupun unit utama pusat yang masih banyak melakukan kesalahan dalam melaksanakan analisis beban kerja.

Berangkat dari permasalahan inilah, maka Biro Kepegawaian melaksanakan Sosialisasi Analisis Beban Kerja Pegawai Dalam Rangka Penyusunan Formasi.

Tujuan

Tujuan Sosialisasi Analisis Beban Kerja Pegawai Dalam Rangka Penyusunan Formasi dilaksanakan dengan tujuan meningkatkan kemampuan para pejabat pengelola kepegawaian dan seluruh pegawai pada umumnya di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dalam melaksanakan analisis beban kerja pegawai dalam rangka penyusunan formasi.

Hasil yang diharapkan

Hasil yang diharapkan setelah pelaksanaan kegiatan Sosialisasi Analisis Beban Kerja Pegawai Dalam Rangka Penyusunan Formasi ini adalah pejabat pengelola kepegawaian dan staf pada umumnya di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dapat:

  1. memahami analisis beban kerja beserta langkah-langkah perhitungannya;
  2. menghitung kebutuhan pegawai berdasarkan analisis beban kerja;
  3. menyusun formasi pegawai sesuai dengan beban kerja dan kebutuhan organisasi.